SLETNING AF PERSONOPLYSNINGER | Ry Højskole
23876
page,page-id-23876,page-child,parent-pageid-23865,page-template,page-template-full_width,page-template-full_width-php,cookies-not-set,ajax_updown_fade,page_not_loaded,boxed,,qode-title-hidden,qode-theme-ver-6.8,wpb-js-composer js-comp-ver-4.4.4,vc_responsive

SLETNING AF PERSONOPLYSNINGER

RETNINGSLINJER FOR SLETNING AF PERSONDATA I ELEKTRONISKE OG MANUELLE REGISTRE SOM RY HØJSKOLE ER DATAANSVARLIG FOR

 

Ry Højskole behandler personoplysninger elektronisk i forbindelse med HR-administration og i forbindelse administration og behandling af elever.

Om grundlaget for behandling af personoplysninger se Ry Højskoles oplysning i medfør af artikel 13 (D3) og Ry Højskoles privatlivspolitik (D7).

 

1. Behandling af personoplysninger til PERSONALE HR-administration

Ry Højskole sletter personoplysninger hvis der ikke længere er et formål med at opbevare og behandle dem.

Ry Højskole har fastsat følgende sletningsfrister for personoplysninger i PERSONALE HR-administrationen således, at personoplysninger senest slettes:

 

a. Sletning af personoplysninger i forbindelse med rekruttering for ansøgere som ikke opnår ansættelse.

Personoplysninger som afgives af ansøgere i forbindelse opfordret eller uopfordret ansøgning opbevares elektronisk.

Papirbaserede ansøgninger indscannes og opbevares elektronisk og papirdokumenter destrueres efter ind scanning.

Ry Højskole beder ikke om cpr-nummer i forbindelse med rekruttering.
Personoplysninger om ansøgere i forbindelse med rekruttering, slettes senest 6 mdr. efter de er modtaget.

 

b. Sletning under ansættelsesforholdet – fastansatte, herunder elever.

Alle dokumenter som indgår i en personalesag opbevares som udgangspunkt under hele ansættelses-
Forholdet. Straffeattester og børneattester uden bemærkninger slettes/destrueres efter modtagelsen idet personalejournalen tilføres et notat om, at straffeattesten eller børneattesten er modtaget og set af en ansvarlig leder, og at attesten ikke har givet anledning til bemærkninger.

Straffeattester og børneattester med bemærkninger opbevares elektronisk indscannet under hele ansættelsesforholdet.

Det vil alene være den autoriserede ledelse som har adgang til oplysningerne.

Dokumenter som Ry Højskole ikke ønsker at opbevare under hele ansættelsesforholdet, slettes løbende efter Ry Højskoles nærmere skøn.

Eksempler herpå kan være notater, forældede tjenestelister eller andre lignende dokumenter som Ry Højskole skønner ikke længere tjener, eller skal tjene, et formål i PERSONALE HR-administrationen.

Ry Højskole bruger kun billeder af ansatte på de sociale medier efter indhentet samtykke. Billeder på de sociale medier slettes som udgangspunkt ikke. Om den registreredes rettigheder og ret til at trække samtykke tilbage og ret til sletning se Ry Højskoles retningslinjer for håndtering af den registreredes rettigheder (D2)

 

c. Sletning af personoplysninger for timelønnede og frivillige.

Alle dokumenter som indgår i en personalesag opbevares som udgangspunkt maksimalt i 2 år efter medarbejderens sidste arbejdsdag.

Der oprettes en personalemappe på frivillige.

Straffeattester og børneattester uden bemærkninger slettes/destrueres efter modtagelsen idet personale-mappen tilføres et notat om, at ”Straffeattesten/børneattesten er set og at den ikke har givet anledning til bemærkninger”. Notatet indscannes og lægges i personalesagen.

Straffeattester og børneattester med bemærkninger opbevares elektronisk indscannet under hele ansættelsen. Det vil alene være den autoriserede ledelse som har adgang til oplysningerne.

Straffeattester og børneattester med bemærkninger slettes senest 2 år efter medarbejderens sidste arbejdsdag.

Dokumenter som Ry Højskole ikke ønsker at opbevare under hele ansættelsesforholdet, sletter Ry Højskoles efter nærmere skøn.

Eksempel herpå kan være notater, forældede tjenestelister eller andre tilsvarende dokumenter som lederen skønner ikke længere tjener, eller skal tjene, et formål i PERSONALE HR-administrationen.

Ry Højskole bruger kun billeder af ansatte på de sociale medier efter indhentet samtykke. Billeder på de sociale medier slettes som udgangspunkt ikke. Om den registreredes rettigheder og ret til at trække samtykke tilbage og ret til sletning se Ry Højskoles retningslinjer for håndtering af den registreredes rettigheder (D2).

 

d. Sletning af personoplysninger efter ansættelsesforholdets ophør.

Personoplysninger som indgår i personalemappen slettes 5 år efter den ansatte er fratrådt.

Oplysninger i personalemappen, herunder personoplysninger, som skønnes at kunne blive relevante at gemme i mere end 5 år, slettes efter 10 år.

Eksempler herpå er dokumenter som kan have betydning for en eventuel efterfølgende retssag, f.eks. anlagt af fagforeningen, erstatningssag, arbejdsskader eller andre dokumenter som er nødvendige for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

 

2. Behandling af personoplysninger om elever i forbindelse med opholdet på Ry Højskole.

Ry Højskole sletter personoplysninger hvis der ikke er et formål med at opbevare oplysningerne.

Ry Højskole har fastsat følgende sletningsfrister for personoplysninger om elever i relation til opholdet på Ry Højskole:

 

a. Sletning af personoplysninger i forbindelse med tilmelding.

Personoplysninger som afgives af ansøgere i forbindelse ønske om ophold på Ry Højskole opbevares elektronisk således:

Ry Højskole ønsker at modtage personoplysninger fra elever elektronisk via tilmeldingsmodulet på hjemme-siden.

 

b. Sletning under opholdet på Ry Højskole.

Alle dokumenter som indgår i en personsag opbevares som udgangspunkt under hele opholdet.

Dokumenter som Ry Højskole ikke ønsker at opbevare under hele opholdet, slettes løbende efter Ry Højskoles nærmere skøn.

Eksempler herpå kan være notater eller andre tilsvarende dokumenter som ikke er omfattet af Ry Højskoles dokumentationsforpligtelse og som Ry Højskole skønner ikke længere tjener, eller skal tjene, et formål i forbindelse med opholdet.

Ry Højskole bruger kun billeder af eleverne på de sociale medier efter indhentet samtykke. Billeder på de sociale medier slettes som udgangspunkt ikke. Om den registreredes rettigheder og ret til at trække samtykke tilbage og ret til sletning se Ry Højskoles retningslinjer for håndtering af den registreredes rettigheder (D2).

 

c. Sletning af personoplysninger efter at opholdet på Ry Højskole er ophørt.

Personoplysninger som indgår i en personsag slettes 5 år efter eleven er ophørt eller udmeldt fra Ry Højskole.

Hvis der indgår personoplysninger i personsagen som er omfattet af andre lovregler om sletning, f.eks. sundhedsloven, følger Ry Højskole disse sletteregler.

Oplysninger i personsagen som skønnes at kunne blive relevante at gemme i mere end 5 år, slettes efter 10 år.

Eksempler herpå er dokumenter som kan have betydning for en eventuel efterfølgende retssag, eller andre dokumenter som er nødvendige for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

 

Databeskyttelsesforordningens krav til sletning af personoplysninger:
Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 5. stk., 1. pkt. e, at persondata skal:
”Opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere de registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende persondata behandles…”
Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 13. stk. 2., pkt. a. at den dataansvarlige skal oplyse den registrerede om:
”det tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum.”
Forordningen fastlægger ikke efter hvilket tidsrum personoplysninger skal slettes. Personoplysninger kan opbevares så længe der er et sagligt formål med opbevaringen og behandlingen.

Her bor vi

RUNDVISNING

TILMELD

KONTAKT